Wanneer je verhuist als organisatie, is het belangrijk dat je een duidelijk kader opzet dat het doel van je verhuis toelicht. Verhuis je omdat de huidige setting veel te geïsoleerd is en daarom weinig samenwerking in de hand werkt? Creëer dan op de nieuwe locatie een omgeving met een duidelijk kader die het potentieel tot samenwerking wel maximaal benut.
Het kader wordt meestal top-down opgesteld. Je kan werkgroepen opstellen om dit mee vorm te geven maar het moet gedragen zijn door de directie en aansluiten bij de visie van het project.
Een kader om te kunnen verhuizen, wat hoort daar zeker bij?
- Een kantoorinrichting met plattegrond dat duidelijk maakt waar welke ruimtes voorzien worden. Dit wordt ook wel de ‘bricks’ genoemd.
- Systemen en processen die ook zijn afgestemd op de manier waarop je wil werken in het nieuwe gebouw. Dit zijn je ‘bytes’ en ‘business processen’.
- Richtlijnen die aangeven hoe er gewerkt zal worden in het nieuwe gebouw en welk gedrag er verwacht wordt. Hier denk je na over het ‘behaviour’ van je medewerkers.
Top tip: maak hier geen mega strak keurslijf van maar zorg ook dat je op integraal niveau nadenkt over het uitzetten van nieuwe bedrijfscultuur.
Wanneer je kader rond Bricks, Bytes, Behaviour en Business processen duidelijk is. Is het aan de medewerkers om dit kader te leren kennen en het eigen te maken.
Een kader invulling en gedragenheid geven, wat kan je doen?
- De plattegrond oefening (ideaal als je activiteit gebaseerd werken wil installeren).
- Voorbereiding: Breng in kleine groepjes medewerkers samen. Idealiter doe je dit over teams en diensten heen want niet alleen leren ze de ruimtes beter kennen door deze oefening maar ook elkaar.
- Oefening: Vraag de deelnemers om in grote blokken hun dag op te schrijven, wat doen ze gemiddeld tijdens een werkdag? Presenteer dan de plattegrond met de verschillende ruimtes. En vraag hen dan om te overlopen welke taken ze waar zouden uitvoeren, de groep mag meedenken.
- Het werkplekspel (Ideaal om een feedbackcultuur te verankeren in je organisatie)
- Voorbereiding: Zorg voor een facilitator die het spel kan faciliteren, dit is iemand die niet bij het team hoort. Nodig een team uit om het spel te spelen.
- Spel: het spel schotelt verschillende situaties voor met telkens enkele mogelijke scenario’s als reactie of gedrag bij dat scenario. Elk teamlid kiest het scenario dat hij of zij zou kiezen in die situatie. Bijvoorbeeld: je collega’s zijn heel luid naast je bureau over het weekend aan het babbelen en je hebt een belangrijke deadline, wat doe je? A) vragen of ze ergens anders kunnen gaan babbelen B) je hoofdtelefoon opzetten C) niets maar je kan je niet concentreren. De deelnemers gaan dan in gesprek over de uitkomsten die werden aangeduid en proberen tot een gezamenlijke oplossing te komen.
Ideaal om een feedbackcultuur te verankeren in je organisatie.
- Rondleidingen in het nieuwe gebouw
- Voorbereiding: bedenk een leuke manier om de werkplekken en het gebouw te leren kennen alvorens de intrede. Dit gaat de medewerkers helpen om de verbeelding van een nieuwe werkcultuur te prikkelen. Hoe gemakkelijker om het in te beelden, hoe sneller ze zich zullen kunnen aanpassen wanneer het daar is.
- Rondleiding: ga in kleine groepen door het gebouw aan de hand van vragen, spelletjes en kennismaking.
